AI recepciós asszisztens: mi ez, és hogyan működik?

Kinek való az AI recepciós?

Annak a kisvállalkozásnak, amelyik nem tudja mindig felvenni a telefont. A fodrász a vendég haját vágja. A szerelő a létrán áll. A fogorvos a széknél dolgozik. A telefon közben csörög, és aki nem éri el a céget, gyakran a következő találatot hívja a keresőben.

Az AI recepciós ezt a rést tölti be. Nem helyettesíti a szakmai munkádat, hanem felveszi helyetted a telefont, amikor te nem tudod. A tipikus felhasználók: szalonok, autószervizek, rendelők, szakiparosok, könyvelők és ügyvédek, ingatlanosok. Iparági leírásokat lent, a kapcsolódó oldalak között találsz.

Hogyan működik az automatikus hívásfogadás lépésről lépésre?

Öt lépésben: átirányítás, hívásfogadás, válasz vagy foglalás, SMS-visszaigazolás, végül az ügyfélfelület.

1. Átirányítás. A céged telefonszáma marad. Beállítjuk, hogy a hívás az AI recepcióshoz kerüljön, például ha nem veszed fel, ha foglalt a vonal, vagy munkaidőn kívül.
2. Az AI felveszi. Bemutatkozik, hogy mesterséges intelligencia, és megkérdezi, miben segíthet. Érthetően beszél magyarul, éjjel és hétvégén is.
3. Válaszol vagy foglal. A te árlistádból, nyitvatartásodból és gyakori kérdéseidből válaszol. Ha a hívó időpontot szeretne, felveszi a kérést. A Profi csomagban közvetlenül a naptáradba foglal.
4. SMS-visszaigazolás. A hívó a beszélgetés után SMS-t kap arról, amiben megegyeztek.
5. Ügyfélfelület. Te a saját felületeden látod, hány hívás jött, és hány foglalás vagy visszahíváskérés lett belőlük. A beszélgetések szövegét nem látod.

Ha meg szeretnéd hallani, hogyan szól egy ilyen hívás, próbáld ki az élő bemutatót. A legjobb, ha meghallgatod.

Mire jó az AI telefonos asszisztens, és mire nem?

A visszatérő, egyszerű kérdésekre és az időpontkérésekre jó. Szakmai tanácsot nem ad, és árat sem talál ki.

Amire jó:

• Megmondja az árakat, a nyitvatartást, a címet és a parkolási lehetőséget, ha ezeket megadtad.
• Megválaszolja a gyakori kérdéseket („Mennyi ideig tart egy festés?”, „Kell előre időpont?”).
• Időpontot vagy visszahívást rögzít, és SMS-ben visszaigazolja.
• Felveszi a hívást akkor is, amikor te dolgozol, alszol vagy szabadságon vagy.

Amire nem jó:

• Nem ad szakmai tanácsot. Nem mondja meg, mi a baj az autóval, és nem ad orvosi vagy jogi véleményt.
• Nem talál ki árat. Ha valami nincs az árlistádban, nem becsül, hanem visszahívást kér.
• Nem dönt helyetted. Kedvezményt, kivételt vagy egyedi ajánlatot nem ígér.

Ha olyat kérdeznek, amire nincs adata, felveszi a hívó nevét és számát. Te a felületen látod a visszahíváskérést, és akkor hívod vissza, amikor ráérsz.

Mennyibe kerül egy AI recepciós?

Az Alap csomag 35 900 Ft/hó, a Profi 71 900 Ft/hó. Ezek bruttó árak, ÁFA nem jön rájuk. A beüzemelés 12 hónapos szerződéssel 0 Ft, egyébként egyszeri 71 900 / 116 900 Ft. Nagyobb igényre egyedi árajánlatot adunk.

A kereten felüli hívásperc 117 Ft. Egy hívás átlagosan kb. 2 perc. Napi 1–3 nem fogadott hívásnál az Alap elég. Napi 5 hívás körül, ami havi nagyjából 100 hívás és 200 perc, már a Profi az ésszerű. A részleteket a főoldali árak között is megtalálod. Ha valami nem fér bele egyik csomagba sem, például CRM-bekötés, kimenő hívás vagy több telephely, azt egyedi árajánlattal oldjuk meg.

A weboldaladon is tud válaszolni?

Igen. Ugyanez az asszisztens chatként is beköthető a weboldaladra: a látogatók kérdéseire a te árlistádból válaszol, előszűri az érdeklődőket, és időpontot foglal. Élő példa a profitex.pro jobb alsó sarkában lévő chat. A weboldalas chat egyszeri 149 000–290 000 Ft + 19 000–39 000 Ft/hó, a pontos árat árajánlatban adjuk meg.

Mennyi idő a beállítás?

A beállítás négy lépésből áll, és a munka nagyját mi végezzük. Tőled egy kitöltött kérdőív kell.

1. Kérdőív. Megadod az árlistát, a nyitvatartást, a gyakori kérdéseket, és azt, mikor kerüljön a hívás az AI-hoz.
2. Beállítás. Betanítjuk az AI recepcióst a céged adataira, és bekötjük a telefonszámodhoz.
3. Próbahívások. Felhívod, kérdezel tőle, és szólsz, ha valamit másképp mondana. Addig javítjuk, amíg jó nem lesz.
4. Élesítés. Bekapcsoljuk az átirányítást, és onnantól az ügyfeleid hívásait is fogadja.

A leghosszabb rész általában az, amíg összegyűjtöd az adatokat. A pontos menetrendet a visszahíváskor egyeztetjük.

Mit kell megadnod, hogy jól válaszoljon?

Az AI recepciós pontosan annyit tud, amennyit megadsz neki. Minél konkrétabb az adat, annál jobb a válasz.

• Árlista. Szolgáltatásonként, ahogy a vendégeid kérdezik. Ha egy árnak sávja van („hajhossztól függően 12 000–18 000 Ft”), írd le a sávot és azt is, mitől függ.
• Nyitvatartás és szabadságok. A rendes nyitvatartás mellett az ünnepnapok és a zárva tartás is, hogy ne adjon rossz időpontot.
• Gyakori kérdések. Azok a kérdések, amiket naponta többször hallasz. Ezekből derül ki a legtöbb, amit egy hívó tudni akar.
• Mit ne mondjon. Például: kedvezményt ne ígérjen, sürgős esetben mindig visszahívást kérjen.
• Mikor kapcsoljon be. Csak ha nem veszed fel, csak munkaidő után, vagy mindig.

Ha később változik egy ár vagy a nyitvatartás, szólsz, és frissítjük. A Profi csomagban ez a havi finomhangolás része.

AI recepciós, üzenetrögzítő vagy emberi recepciós?

Az üzenetrögzítő csak rögzít, az emberi recepciós munkaidőben dolgozik, az AI recepciós pedig a nap 24 órájában válaszol és foglal, de csak abból, amit megadtál neki.

Sok cégnél a kettő együtt működik: napközben valaki felveszi a telefont, és az AI recepciós csak akkor lép be, ha nem veszik fel, vagy munkaidő után.

Mikor nem éri meg az AI recepciós?

Ha alig csörög a telefon, vagy mindig van, aki felvegye, akkor nincs rá szükséged. Őszintén megmondjuk, ha nálad nem térül meg.

• Hetente csak néhány hívásod van, és mindet fel tudod venni.
• Szinte minden hívás egyedi szakmai kérdés, amire csak te tudsz válaszolni, például egy bonyolult jogi vagy műszaki ügy. Ilyenkor az AI csak visszahívást tud kérni.
• Van recepciósod, aki egész nyitvatartás alatt felveszi a telefont, és este, hétvégén sem hívnak. Ha viszont munkaidő után is keresnek, az AI éppen erre az időre jó.

A legtöbbet ott hozza, ahol munka közben nem tudod felvenni a telefont, és a hívók időpontot vagy árat kérdeznek.

Tudják a hívók, hogy AI-val beszélnek?

Igen, minden hívás elején. Az AI recepciós bemutatkozik, hogy mesterséges intelligencia, és nem adja ki magát embernek. Ez az EU mesterséges intelligenciáról szóló rendeletének (AI Act) átláthatósági elvét is követi: a hívó mindig tudja, kivel beszél, és kérheti, hogy ember hívja vissza.

Mi a helyzet a GDPR-ral?

A hívás elején az AI recepciós bemutatkozik, hogy mesterséges intelligencia, így a hívó tudja, kivel beszél. Csak azokat az adatokat veszi fel, amelyek a foglaláshoz vagy a visszahíváshoz kellenek, például nevet, telefonszámot és időpontot. Az adatfeldolgozást szerződésben rendezzük a cégeddel.